Dokumentenmanagement ELO: Dokumente finden, nicht suchen

Dokumente archivieren und vor allem wiederfinden: Das ist heutzutage, wo immer mehr Papier produziert wird, zur Herausforderung geworden. Allerdings gibt es auch eine intuitiv zu bedienende Software, mit der man die Informationsflut in den Griff bekommen kann - das Dokumentenmanagementsystem ELO. Durch umfangreiche Beschlagwortung und gut funktionierende Datenbanken im Hintergrund finden Sie Dokumente auf digitalem Wege schnell wieder, anstatt Ihre Zeit für lästiges Suchen zu vergeuden.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO:

• finden Sie Ihre Dokumente blitzschnell und sicher
• behalten Sie den Überblick in der täglich wachsenden Dokumentenflut
• befreien Sie Ihren Schreibtisch von lästigen Papieren
• archivieren und verwalten Sie Ihre E-Mails einfach und übersichtlich
• arbeiten Sie produktiver
• bewahren Sie Ihre Unterlagen sicher elektronisch auf

Mit ELO können Sie innerbetriebliche Abläufe gut lenken:

Wie ist in Ihrem Betrieb der Ablauf, wenn beispielsweise eine Rechnung ins Haus flattert? Die Sekretärin überprüft die Rechnung zuerst und trägt sie in die Buchhaltung. Die Buchhaltung gibt sie wiederum zum Chef zum Abzeichnen und muss mit dem Bezahlen warten, bis sie wieder retour kommt?

Wie viele Tage vergehen bei so einem Prozess durchschnittlich bei Ihnen?

Mit ELO wird das Dokument, wenn es ins Haus kommt, digital abgebildet. Wichtig zu wissen: Das Dokument gibt es nur einmal. Der nächste Bearbeiter bekommt eine Nachricht in seine Mailbox, dass er diese Aufgabe nun in einer gewissen - von Ihnen definierten - Zeit zu erledigen hat. Für einzelne Dokumente können die Wege, die sie gehen sollen oder müssen, hinterlegt werden. Auch kann z.B. definiert werden, wer die Rechnung auf  alle Fälle zu sehen hat, wenn sie eine gewisse finanzielle Größenordnung übersteigt.

In diesem Ablauf ist es jederzeit nachvollziehbar, wo das Dokument liegt. Es können gewisse Arbeitsschritte wie markieren, stempeln oder mit Haftnotizen versehen, digital erledigt werden. Auf diese effiziente Art werden auch Fristen für Skontos eingehalten. Zusätzlich kann bei jedem Dokument - Stichwort: revisionsfreie Dokumentenablage - definiert werden, wie lange das Dokument aufbewahrt werden muss.

Ihre Vorteile:

• ELO bringt Ordnung in Ihre Dokumente
• Sie sparen sich Zeit beim Suchen
• Sie vermeiden unnötige Wege von Dokumenten innerhalb ihres Betriebes
• Sie behalten den Überblick, wenn ein Dokument vielleicht zu lange liegen bleibt (und Sie z.B. kein Skonto mehr haben)

Sie möchten gerne mehr Informationen zu dem Dokumentenmanagementsystem ELO?