FAQ
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten zu bereits häufig gestellten Fragen.
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Zeiterfassung Allgemein
Zeiten vorbereiten
Zeiten planen
Zeiten erfassen
Zeiten auswerten
Kassensoftware asut.pos
Kassensystem AIDA.touch
Gibt es eine Übersicht über die Mitarbeiterzeiten?
Ja, es gibt übersichtliche Tages-, Monats- und Jahresplanansichten, für einzelne Mitarbeiter, Abteilungen bzw. das gesamte Unternehmen. So hat man geplante, sowie Ist-Zeiten immer im Blick.
Werden unterschiedliche Kollektivverträge und Arbeitsmodelle abgebildet?
Ja, Sie können pro Mitarbeiter eigene Zeitmodelle, Arbeitsvereinbarungen oder Sondervereinbarungen hinterlegen.
Wo werden erfasste Arbeitszeitdaten gespeichert?
Erfasste Zeiten können auf einem Server oder PC innerhalb Ihres Unternehmens oder in unserer asut.cloud gespeichert und abgefragt werden.
Für welche Branchen ist die Zeiterfassung geeinget?
asut.timework ist für alle Branchen geeignet. Das System können Sie auch branchenübergreifend verwenden: Industrie und Handwerk (mit Schwerpunkt Auftragszeiterfassung), im Bereich der (Pflege-)Dienstleister (Krankenhäuser, Seniorenheime) oder Tourismus (mit Schwerpunkt Dienstplanung) oder einfach nur im Bereich der Arbeitszeiterfassung (z.B. Gemeinden, Handel, …).
Gibt es eine Übersicht der gerade anwesenden oder abwesenden Mitarbeiter?
Ja, es gibt das Lampentableau, wo berechtigte Abteilungen (z.B. Telefonempfang) jederzeit sehen können, wer anwesend oder abwesend ist (und warum), wer im Innen- oder Außendienst oder auf Urlaub ist.
Gibt es technische Unterstützung, wenn ich mich nicht auskenne?
Ja, Sie bekommen einen eigenen Softwaretechniker. Dieser installiert das System, schult Sie ein, steht Ihnen bei Fragen zur Seite und bleibt Ihr Ansprechpartner für asut.timework.
Installieren Sie die Software nur, oder können Sie uns auch bei der Einführung (arbeitsrechtlich) beraten?
Unsere Mitarbeiter sind gut geschult, haben jahrelange Erfahrung in Sachen Zeiterfassung und beraten Sie gerne. Trotzdem sollten Sie immer Ihren Steuerberater zu Rate ziehen. Wir stimmen uns mit diesem auch immer ab.
Kann asut.timework "automatisch" planen?
Ja, Sie geben einmalig die notwendigen Vorgaben (z.B. Anzahl und Qualifikationen der Mitarbeiter pro Abteilung) ein. Das System berechnet dann automatische Dienstpläne. Dabei berücksichtigt asut.timework Arbeitszeitgesetze, notwendige Ruhepausen, Urlaube usw. Die Pläne können Sie manuell verändern.
Kann asut.timework im Vorfeld Zeiten planen?
Ja, mit asut.timework können Sie Arbeitszeiten mit fixen oder flexiblen Schichtplänen einteilen. Oder Sie planen komplette Dienste (z.B. in Krankenhäusern, Hotels, …) manuell oder automatisch.
Sie können Auftragszeiten planen - bis hin zu reinen Dienstleistungstickets oder in Form einer kompletten Arbeitsvorbereitung mit Stücklisten und Arbeitsganglisten.
Sie können Auftragszeiten planen - bis hin zu reinen Dienstleistungstickets oder in Form einer kompletten Arbeitsvorbereitung mit Stücklisten und Arbeitsganglisten.
Kann mit asut.timework eine Mitarbeiterakte geführt werden?
Ja, Sie können Abrechnungsdaten hinterlegen und zusätzliche Datenfelder definieren. Und Sie können Bewerbungen, Krankmeldungen etc. für jeden Mitarbeiter hinterlegen.
Kennt asut.timework Feiertage?
Ja, ein Feiertagskalender ist hinterlegt und wird für die Berechnung der Arbeitszeiten automatisch herangezogen. Sie können auch individuelle Vereinbarungen hinzufügen (z.B. unterschiedliche Religionsbekenntnisse).
Können Arbeitszeiten während des Monats berechnet bzw. eingesehen werden?
Ja, eine laufende tageweise Auswertung ist möglich, dafür benötigt es keinen Periodenabschluss.
Können Daten von anderen Systemen (z.B. Mitarbeiter) importiert werden oder muss ich diese händisch neu anlegen?
Wir können Daten fremder Systeme in asut.timework importieren.
Können die Daten in alle Lohnverrechnungsprogramme exportiert werden?
Ja, asut.timework hat eine variabel konfigurierbare Schnittstelle zur Datenübertragung und kann damit an wahrscheinlich jedes Lohnverrechnungsprogramm angeschlossen werden. Die üblichen Programmschnittstellen wie RZL, BMD, RZA, Navision, SAP u.s.w. sind oft im Einsatz.
Können Excel-Listen mit Zeitaufzeichnungen importiert werden?
Ja.
Können Fahrten und Reisekosten erfasst werden?
Ja, unsere Software ermöglicht die Erfassung von Fahrten und Reisekosten, sowohl am PC, über das Internet oder direkt über die App am Handy oder Tablet.
Können mit asut.timework unterschiedliche Zeitmodelle abgebildet werden?
Ja.
Können Mitarbeiter Abwesenheiten selbst erfassen?
Ja, so können Abwesenheiten selbst definiert werden - z.B. Arztbesuch, Behördengang, Außendienst, Home-Office usw. Diese können sowohl am PC, Handy, Tablet oder am Zeiterfassungsterminal erfasst werden.
Können Mitarbeiter ihre Dienstpläne am Handy ansehen?
Ja, und sie können ggf. sofort mit dem Arbeitgeber kommunizieren.
Können Mitarbeiter Urlaube von zuhause aus beantragen?
Ja, Urlaubsanträge können - sofern das Unternehmen das ermöglicht - nicht nur am PC sondern auch auf Handys oder Tablets gestellt werden.
Können Projektzeiten erfasst werden?
Ja, Sie können in Zusammenarbeit mit asut.groupwork Projektzeiten erfassen. Sie legen Projekte mit unterschiedlichen Vorgaben (z.B. maximal erlaubte Projektzeit unterschiedlicher Mitarbeiter) an und lassen sie automatisch auswerten. Und Sie können Projekte mit Kunden und Mitarbeitern verknüpfen.
Können sich Mitarbeiter von zuhause aus krankmelden?
Ja, das ist über Handys oder Tablets möglich. Die Krankmeldung kann sogar digital an die zuständige Lohnverrechnungsabteilung übermittelt werden.
Muss ich einen Mitarbeiter bei erneutem Eintritt neu anlegen?
Nein, in asut.timework wird ein Mitarbeiter nur einmal angelegt. Ändert sich etwas oder tritt ein Mitarbeiter mehrmals ein und aus (z.B. bei saisonalen Arbeitskräften), legen Sie einfach mehrere Dienstverträge an und erhalten gleichzeitig eine Historie des Mitarbeiters.
Warnt das System bei Übertretung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit oder fehlenden Pausen?
Ja, das System warnt die Lohnverrechnungsabteilung oder den Vorgesetzten. Pausen können - wie lt. Gesetz möglich - so konfiguriert werden, dass der Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich ist und jeweils nach sechs Stunden eine Pause automatisch eingetragen wird.
Was passiert mit Urlaubs- oder Zeitanträgen, Krankmeldungen u.s.w.?
Mit asut.timework können Sie hinter jedem Antrag einen Workflow hinterlegen. Sie definieren, wer den Antrag akzeptiert oder ablehnt. Das können auch mehrere Personen sein. Und Sie können Stellvertreter festlegen.
Zusätzlich können Sie komplette interne Prozesse starten, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen (z.B. Information aller Kollegen mit demselben Knowhow, Urlaubsantrag überprüfen, ob zu diesem Zeitpunkt schon ein Kollege mit demselben Arbeitsbereich Urlaub hat, …).
Zusätzlich können Sie komplette interne Prozesse starten, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen (z.B. Information aller Kollegen mit demselben Knowhow, Urlaubsantrag überprüfen, ob zu diesem Zeitpunkt schon ein Kollege mit demselben Arbeitsbereich Urlaub hat, …).
Was passiert, wenn bei einem Dienstplan plötzlich jemand krank wird?
Kein Problem, asut.timework schlägt auf Wunsch sofort Änderungsmöglichkeiten vor.
Wie kann ich die Arbeitszeiten auswerten?
Es gibt innerhalb von asut.timework viele Auswertungen und Listen. Reichen diese nicht aus, steht ein flexibler Reportgenerator für individuelle Reports zur Verfügung. Diese Reports können entweder von uns oder von Ihnen selbst erstellt werden. Reicht auch der Reportgenerator nicht mehr aus, können Sie die Daten direkt über die (SQL-)Datenbank auslesen. Die Daten können Sie jederzeit nach z.B. Excel exportieren.
Wie kann ich sehen, ob ein Mitarbeiter zu viel oder zu wenig arbeitet?
Es gibt eigene Auswertungstools speziell für die Lohnverrechnung inklusive automatischer Warnfunktionen, wenn Mitarbeiter nicht im Rahmen der vereinbarten Zeitmodelle tätig sind. So wird z.B. der Lohnverrechner oder der Vorgesetzte informiert und kann täglich oder wöchentlich kontrollieren, ob die Mitarbeiter korrekt stempeln.
Wie können Arbeitszeiten erfasst werden?
Arbeitszeiten können Sie am PC, über Terminals oder mobil am Handy oder Tablet erfassen. Zusätzlich können Sie Zeiten, z.B. von einem Ticketsystem, einer Auftragszeiterfassung oder einem Fremdsystem, automatisch erfassen lassen.
Wie können die Mitarbeiter ihre gestempelten Zeiten und Abrechnungen sehen?
Die Daten sehen sie in vereinfachter Form am Handy. Komplexere Auswertungen stehen im Mitarbeiterportal zur Verfügung. Dort sehen Ihre Mitarbeiter am PC ihre gesamte Zeiterfassung und alle Abrechnungen, stellen Urlaubsanträge, laden Daten hoch und kommunizieren mit den Vorgesetzten. Hier können Mitarbeiter die Abrechnungsliste auch "digital" unterschreiben.
Verwenden Sie zusätzlich ein herkömmliches Zeiterfassungsterminal können Mitarbeiter ihre aktuellen Stundenwerte dort abfragen.
Verwenden Sie zusätzlich ein herkömmliches Zeiterfassungsterminal können Mitarbeiter ihre aktuellen Stundenwerte dort abfragen.
Wie werden die Arbeitszeiten am Monatsende ausgewertet?
Am Monatsende - wenn alle Zeiten fertig erfasst sind - startet ein Periodenabschluss. Das System berechnet die gesamten Bruttozeiten (ggf. Bruttolöhne) der Mitarbeiter (normale Arbeitszeiten, Überstunden, Schichtzulagen, …) und übermittelt sie z.B. an die Mitarbeiter oder an die Lohnverrechnung.
Wie wird die Softwarelösung "asut.timework" abgerechnet?
Auf Ihrem Computer oder Server installierte Software können Sie kaufen oder mieten (auf Wunsch mit Wartungsvertrag). Mieten/Wartungsverträge rechnen wir monatlich, quartalsmäßig oder jährlich ab, wie Sie es möchten. Verwenden Sie asut.timework in der Cloud, zahlen Sie monatliche Beiträge.
Wieso gibt es überhaupt einen Periodenabschluss?
Der Periodenabschluss ist dafür da, die Werte eines Monats endgültig zu berechnen und auf die einzelnen Zeitkonten zu verbuchen. Nach dem Monatsabschluss kann sich der Lohnverrechnen sicher sein, dass es keine Änderungen an den Daten mehr geben kann. Ausnahme: berechtigte Mitarbeiter können den Periodenabschluss aufheben, Änderungen vornehmen und den Periodenabschluss nochmals durchführen.
Wird das Programm an gesetzliche Änderungen angepasst?
Ja, asut.timework wird laufend weiterentwickelt und an gesetzliche Änderungen angepasst. Gesetzliche Änderungen sind durch die monatlichen Beiträge in der Cloudlösung und durch Wartungsverträge in der Kauf- oder Mietlösung abgedeckt. Haben Sie in der Kauf- oder Mietlösung keinen Wartungsvertrag, so haben Sie die Möglichkeit, Updates zu kaufen.
Wo wird asut.timework entwickelt?
asut.timework ist eine zu 100 % österreichische Lösung und wird in Österreich entwickelt, geschult und betreut. Wir setzen asut.timework auch in unserem Unternehmen selbst ein.
Gibt es die Möglichkeit der Bezahlung via Bankomat- oder Kreditkarte direkt beim Kellner?
Ja, es werden NFC-fähige Ordermanterminals unterstützt, jedoch können nicht alle Zahlungsanbieter verwendet werden. Wir beraten Sie dazu aber gerne.
Ich führe ein Handelsunternehmen für Kleidung und Accessoires und habe keine Gastronomie, ist AIDA.touch auch für mich geeignet?
Ja, unser AIDA.touch-Handelsmodul ermöglicht das einfache Verkaufen direkt an der Kasse ohne restaurantspezifische Eigenschaften.
Ich möchte einen Selbstbedienungsbereich für meine Kunden einrichten, gibt es in AIDA.touch eine Funktion die dafür geeignet ist?
Ja, unser AIDA.touch Self-Checkout Modul in Kombination mit einem Bankomatterminal macht es für Ihre Kunden kinderleicht, die Ware selbst zu bezahlen.
Ich möchte immer am aktuellen Stand meiner Waren im Haus bleiben, kann ich meine Lagerstände mit AIDA.touch überwachen?
Ja, das Lagermodul ist sehr umfangreich und bietet alle benötigten Funktionen für die kommenden Inventuren.
Ich würde gerne meinen Gästen die Möglichkeit bieten auf meiner Website einen Tisch zu reservieren, ist das mit AIDA.touch möglich?
Ja, mit Hilfe unserer Tischreservierungs-App kann diese Funktion von Ihrer Website-Betreuung eingebunden werden.
Kann ich meinen Kellnern verschiedene Berechtigungen zuteilen?
Ja, das umfangreiche AIDA.touch-Berechtigungssystem erlaubt es Ihnen Berechtigungsgruppen zu erstellen oder jeden Kellner im System individuell anzupassen.
Können mobile Boniergeräte bzw. Handhelds mit dem System verbunden werden?
Ja, es können sowohl originale und robuste Orderman-Funkterminals oder Iphone- und Android-Smartphones mit einer eigenen App verwendet werden.
Wir verwenden eine Hotelsoftware. Ist es möglich, konsumierte Speisen und Getränke unserer Gäste direkt auf die Zimmer buchen?
Ja, es gibt Schnittstellen zu zahlreichen Hotelsoftware-Anbietern. Gerne prüfen wir, ob zu Ihrer Hotelsoftware bereits eine Schnittstelle vorhanden ist.
Ich bin ein kleiner Handelsbetrieb und möchte eine einfache Registrierkasse um gesetzeskonform Belge auszustellen, ist die asut.pos Software für mich geeignet?
Ja, die asut.pos Handelssoftware ist ausgelegt für Klein- und Mittelbetriebe im Handelssektor.
Kann ich meine Artikel und Umsätze in der asut.pos Handelssoftware auswerten?
Ja, die Software verfügt über zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten für Finanz und Statistik.
Ich habe ein Bankomatterminal. Ist es möglich zu zahlende Beträge direkt an das Bankomatterminal zu übermitteln?
Ja, wir verfügen über Schnittstellen zu vielen Bankomatherstellern in Österreich. Gerne können wir auf Anfrage prüfen ob Ihr Terminal geeignet ist.
Ich habe Geräte vom Hersteller Apple und möchte die Software darauf installieren, ist das möglich?
Nein, asut.pos kann nur auf Microsoft Windows installiert werden.
Kann ich Preise und Artikel selbst ändern und gestalten?
Ja, das Ändern der Preise und das Anlegen von Artikeln ist kinderleicht.
Können wir über die asut.pos Handelskassa Gutscheine verkaufen und einlösen?
Ja, wir stellen nummerierte Gutscheine aus und prüfen bei Einlösung auf Restwert und allgemeine Gültigkeit.
Wir führen ein Taxiunternehmen und brauchen eine mobile Kassenlösung. Ist asut.pos dafür geeignet?
Ja, die Handelssoftware asut.pos in Kombination mit einem Windows-Tablet und einem mobilen Bondrucker, ermöglicht den Boniervorgang auch unterwegs.
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