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Für die Ewigkeit gemacht!

Bäume erzählen in ihren Jahresringen oft die Geschichte von hunderten Jahren. Papier mag vergilben, aber es ist beständiger als jede Festplatte. Darum sind Forscher auch der Meinung, dass aus der heutigen Zeit in 100 Jahren weniger dokumentiert sein wird, als von den letzten Jahrhunderten.

Damit dies nicht so ist, unterstützen wir Sie mit folgenden Lösungen:

Mailarchivierung

Die Datenbankgröße des Exchange-Servers von Microsoft ist begrenzt. Auch die Autoarchivierung der einzelnen Postfächer darf eine bestimmte Größe nicht überschreiten. Der Exchange-Server und Outlook sind perfekte Produkte, wenn es um den Empfang und das Versenden von Mails oder die Termin- und Aufgabenverwaltung geht.

Exchange ist aber nicht als komplettes und komplexes Archivierungssystem gedacht. Ist es notwendig, dass Sie Ihre Mails, Termine und Aufgaben archivieren, so können Sie dies mit einem integrierten Dokumentenarchivierungssystem tun. Steht Ihnen ein solches nicht zur Verfügung, so bieten wir Ihnen speziell für die Archivierung der Exchange- und Outlookdaten Softwarelösungen, die diese Aufgabe übernehmen.

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Arbeitsplatz-Datenarchivierung

Wenn Sie Ihre Dokumente elektronisch archivieren möchten, aber keine Integration in externe Softwaresysteme (wie zum Beispiel Buchhaltung, Fakturierung oder Warenwirtschaftssysteme) benötigen, so können wir Ihnen mit PaperPort ein flexibles Arbeitsplatz-Datenarchivierungssystem anbieten.

PaperPort und ELOOffice sind als Stand-Alone-Lösung für den Arbeitsplatz oder kleine Arbeitsplatzgruppen konzipiert. Mit EloOffice und Paperport können Sie unterschiedliche Dokumente archivieren: angefangen von bereits elektronisch vorliegenden Daten (wie zum Beispiel Word-Dokumente) bis zu manuell eingescannten Briefen. Sie decken damit auch die gesetzlichen Bestimmungen für die elektronische Datenarchivierung ab.

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Unternehmens-Datenarchivierung

Für eine komplette unternehmensweite Datenarchivierung müssen wir zuerst gemeinsam klären, ob Sie Ihre Daten im klassischen Sinne "archivieren" möchten, oder ein Dokumentenmanagementsystem benötigen.

Klassische Archivierungssysteme dienen der Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form - und zwar dokumentenecht und finanzamtsgerecht. Das bedeutet jedoch vor allem die Unveränderbarkeit dieser Dokumente.

Bei Dokumentenmanagementsystemen liegt der Fokus in der Verwaltung Ihrer Dokumente, dem Finden und Wiederbearbeiten sowie der automatischen Versionverwaltung nach Änderungen.

Unternehmensweite Datenarchivierung oder Dokumentenmanagementsysteme machen nur Sinn, wenn diese auch in die bestehende Softwarelandschaft integriert werden.

Daher ist die Einführung eines solchen Systems weniger eine Sache der Programme und Computer. Wichtiger ist die Analyse der bestehenden Softwarelandschaft, der bestehenden Dokumentenstruktur und das Finden einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen.

Lassen Sie sich von uns beraten, wir freuen uns darauf.

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